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Business Intelligence-Tools haben in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Zentral geht es darum, aus einer Fülle von Unternehmensdaten wertvolle Einblicke in die Unternehmenssituation zu gewinnen, um Trends und Prognosen über die Geschäftsentwicklung machen zu können. Denn nur wer weiß, wo sein Unternehmen heute steht, kann es für die Zukunft in die gewünschte Richtung lenken. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, haben viele Anbieter Lösungen entwickelt, die im Kern das Gleiche bieten, sich jedoch in Nuancen voneinander unterscheiden. In diesem Artikel werden drei Lösungen vorgestellt, die nach dem Gartner Magic Quadrant für 2023 gegenwärtig die führenden Lösungen auf dem Markt sind.
Das Grundprinzip jedes BI-Tools ist im Kern dasselbe: Es geht darum, eine Vielzahl von Daten kompakt und benutzerfreundlich aufzuarbeiten. Dennoch hat jedes Tool eine “Schokoladenseite”. Ein Tool kann zum Beispiel Daten schnell und effizient aufbereiten, ein anderes zeichnet sich durch besonders ansprechende Visualisierungen aus, und wieder ein anderes ist besonders leicht zu erlernen und zu bedienen. Natürlich gibt es auch Überschneidungen zwischen den einzelnen Stärken und “Alleskönner”, die mehrere Bereiche abdecken. Dennoch sollten sich B2B-Entscheider:innen während des Entscheidungsprozesses für oder gegen ein Tool über diese Tatsache im Klaren sein.
Die aktuell und auch in den letzten Jahren mit großem Abstand führende Lösung ist Power BI von Microsoft. Hierbei handelt es sich um eine End-to-End-Lösung für Datenaufbereitung, -visualisierung und -analyse. Sie ist unter anderem als SaaS (Software-as-a-Service)-Option in der Azure-Cloud oder als On-Premises-Lösung auf dem Power BI Report Server erhältlich.
Der zentrale Vorteil liegt in der vergleichsweise günstigen Einstiegslizenz sowie der Verfügbarkeit einer Vielzahl von APIs (Application Programming Interfaces), über die Daten bezogen werden können. Dadurch wird ein schneller Einstieg in die Lösung ermöglicht, was durch die intuitive Bedienbarkeit bekräftigt wird. Die Visualisierungen können einfach per Drag-and-Drop auf einem Canvas platziert und anschließend nach Belieben mit Daten befüllt werden. Auf diese Weise lassen sich individualisierte Dashboards bauen, die gestalterisch auch an die eigene Corporate Identity angepasst werden können.
Es können zudem benutzerdefinierte Visuals verwendet werden, sodass die Auswahl nicht nur auf bereits bereitgestellte Formate beschränkt ist. Sofern man sich ohnehin im Microsoft-Universum bewegt, ist eine Integration mit anderen Microsoft-Produkten reibungslos möglich. Dies reicht vom Datenimport aus Microsoft-eigenen Quellen bis hin zu einer Integration mit der Microsoft Power Platform. Zudem lassen sich die gebauten Modelle automatisiert aktualisieren, exportieren und durch KI für verschiedene Anforderungen anreichern. Nicht zu vergessen sind die regelmäßigen Updates durch Microsoft und die aktive Community, die in vielen Foren Hilfestellungen zum Umgang mit dem Tool gibt.
Power BI bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich. Insbesondere die Integration mit Microsoft-Produkten ist ein zweischneidiges Schwert, denn eine Vernetzung geht zugleich mit einer gewissen Abhängigkeit einher. So kann es vorkommen, dass eine integrierte Lösung bei einem möglichen Wechsel des BI-Tools Probleme bereitet. Weiterhin ist die Bedienung des Tools zwar intuitiv, jedoch nur bis zu einem gewissen Punkt. Letztlich ist die Kenntnis der zugrunde liegenden Programmiersprachen für eine volle Ausschöpfung des Tools unerlässlich, da diese für genaue Darstellungen der Daten und individuelle Anforderungen an das Modell häufig gebraucht werden. Zudem ist die Lizenzstruktur teilweise unübersichtlich, was als weiterer Faktor dazu führen kann, dass die Lizenzkosten zu Beginn zwar moderat sind, im Projektverlauf aber sprunghaft ansteigen können.
Empfehlenswert ist Power BI für eine Vielzahl von Unternehmen, insbesondere aber für die, die ohnehin mit Microsoft-Business-Anwendungen arbeiten: Seien es bloß Excel oder auch ERP- und CRM-Systeme aus der Dynamics 365-Suite. Des Weiteren ist dieses Tool für Unternehmen mit bestehenden Enterprise-Verträgen empfehlenswert, da in letzteren zumeist die Grundlizenz enthalten ist und für Unternehmen mit klar definierten Anwendungsfällen, bei denen im Zeitablauf keine substanziell neuen Anforderungen zu erwarten sind.
Eine weitere bekannte Lösung ist Tableau, dessen gleichnamiges Entwicklerunternehmen 2019 von Salesforce übernommen wurde. Der Fokus von Tableau liegt auf einer sehr ansprechenden Datenvisualisierung. Es ist zudem ein Self-Service-Authoring möglich. Tableau ist auf vielen Endgeräten verfügbar, darunter als Desktop-, Server-/On-Premise- und Cloud-Version sowie als Mobile App für Tablets und Smartphones. Nach dem Gartner Magic Quadrant für 2023 ist Tableau die gegenwärtige Nummer 2 auf dem Markt.
Die Lösung zeichnet sich durch ihre übersichtliche Arbeitsumgebung und durch die vielen verfügbaren Datenquellen aus. Anders als bei Power BI benötigt man für dieses Tool keine Programmierkenntnisse, da die Visualisierungen ohne zugrunde liegende Programmiersprachen auskommen. Wie bereits erwähnt, ist Visualisierung die absolute Stärke des Tools. “Dank der vielseitigen Visualisierungs- und Formatierungsoptionen lassen sich sehr ansprechende Dashboards und Reports/Storys mit Logos und anderen Extras erstellen”, schreibt Heyde, ein IT-Beratungsunternehmen mit Spezialisierung auf Systemintegration in den Bereichen Data Analytics und Forecasting. Unterstützung für die Anwender liefern auch die Tooltips zu den einzelnen Bereichen des Werkzeugs. Abgerundet wird das Tool durch eine starke Marke mit Tableau Public und einer – wie bei Power BI – aktiven Community.
Wie bei jedem Tool gibt es aber auch hier einige Schwachstellen, die man sich im Entscheidungsprozess bewusst machen sollte. Ein sehr offensichtlicher Punkt sind die vergleichsweise hohen Lizenzkosten, die das Tool als Einstiegslösung eher ungeeignet machen. Jede Rolle benötigt eine Lizenz, vom Creator bis zum Betrachter, sei es auch mit preislichen Abstufungen. Hinzu kommt ein, trotz vergangener Verbesserungen, noch unterlegenes Sicherheitskonzept; konkret geht es um das Rollen-Management im Tool. Zudem neigt das Tool zu einem vergleichsweise hohen Ressourcenverbrauch, der hohe Serverkosten oder langsame Antwortzeiten zur Folge haben kann. Weiterhin hat das Tool einige Schwächen in Bezug auf die Datenmodellierung und -verarbeitung.
Der Einsatz von Tableau empfiehlt sich für Unternehmen, die bereits ein ETL-Tool einsetzen (Extract, Transform, Load) oder mittels Data Warehouse erledigen und Interesse an besonders ansprechenden, grafisch schön aufgearbeiteten Berichten haben. Insoweit ist der Einsatz von Tableau für Einsteiger weniger empfehlenswert, da es sich insbesondere finanziell nicht um eine Einstiegslösung handelt. Natürlich müssen bei der Entscheidung für oder gegen das Tool auch spezifische Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden.
Auf Platz 3 der gegenwärtigen Top-Lösungen befindet sich Qlik, welches im Vergleich zu den vorher behandelten Tools weniger bekannt ist. Das Unternehmen wurde 1993 in Schweden gegründet und hat seinen Sitz mittlerweile in die USA verlegt, von wo aus weltweit 50.000 Kunden betreut werden.
Die zwei Kernprodukte des Unternehmens im BI-Bereich sind QlikView und Qlik Sense: QlikView ist das ältere Produkt, Qlik Sense die aktuellere Version. Der Hersteller versucht durch verschiedene Angebote, die Nutzer von QlikView zu einer Migration zu Qlik Sense zu bewegen, welches fortan hauptsächlich vertrieben werden soll. Es ist aber weiterhin möglich, QlikView zu nutzen. Qlik Sense ist nicht als Ersatz für QlikView gedacht; vielmehr kann man sich die beiden Produkte als unterschiedliche User Interfaces ein- und derselben Software vorstellen. Ein wichtiger Unterschied besteht in der Bedienbarkeit der Produkte: QlikView erfordert Entwicklerkenntnisse, während Qlik Sense kein entsprechendes Know-how voraussetzt. Kurz und knapp lässt sich Qlik Sense als integrierte End-to-End-Plattform für Self-Service-BI beschreiben, die auch große Datenmengen und komplexe Datentransformations-Projekte bewältigen kann.
Vorteile von Qlik Sense sind insbesondere die einfache Bedienbarkeit und die Benutzererfahrung. Qlik Sense verwendet zur Manipulation der Daten keine einsehbare Programmiersprache wie zum Beispiel SQL, sondern eine interaktive Oberfläche, auf der die Daten per Drag-and-Drop miteinander verknüpft werden. Zudem erstellt das Tool ansprechende Visualisierungen, die sich per Klick auf einen bestimmten Datenbereich an diesen anpassen. Dadurch können die Daten intuitiv eingesehen und interpretiert werden. Alle erstellten Dashboards sind responsiv und orientieren sich am verwendeten Endgerät. Die spezielle Engine von Qlik Sense ermöglicht schnelle Antwortzeiten auch bei größeren Datenmengen. Weiterhin zeichnet sich das Tool durch eine umfangreiche Konnektivität aus, welche unter anderem auf den vielen APIs zur Ergänzung von Zusatzfunktionen, beziehungsweise Einbettung in andere Business-Applikationen, gründet. Abgerundet werden die Vorzüge des Tools durch die aktive Nutzer-Community sowie umfangreiche Schulungsangebote durch die Hersteller.
Schwierigkeiten können beim erstmaligen Aufsetzen auftreten, da hierfür technisches Wissen notwendig ist. Ähnlich wie bei Tableau ist das Tool zwar günstiger, jedoch für kleine und mittelständische Unternehmen immer noch vergleichsweise teuer; ebenso verhält es sich bei Schulungen zum Tool. Auch wenn die Verwendung von QlikView weiterhin möglich ist, steht für QlikView-Kunden dennoch die Migration zu Qlik Sense bevor.
Empfehlenswert ist dieses Tool sowohl für KMU, als auch für große Unternehmen, die eine mitwachsende und allumfassende All-in-One-Lösung suchen. Die Architektur von Qlik Sense ist sehr modern, der Datenschutz ist gut umgesetzt und die Analytics-Komponenten lassen sich vergleichsweise einfach in bestehende Systeme integrieren.
Eine Musteranleitung für die Wahl eines BI-Tools existiert nicht. Es kommt darauf an, welche Ziele Sie mit dem Tool erreichen möchten und welche Anforderungen Sie dabei haben – sowohl an das System, als auch an die Kosten. Dennoch lassen sich die “Schokoladenseiten” jedes Tools prägnant auf einen Blick aufführen:
ROMAN GOLBERG
assitant finance & controlling
Gartner: Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms.
Heyde: BI-Tools im Vergleich. Was können moderne BI-Tools – und was sollte *IHR* Tool können?
Datapine: Business Intelligence Software. Ein aktueller Vergleich von BI Tools, Lösungen & Plattformen
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