Configure-to-Order, CPQ
Cibele Castro
20. Juli 2026
Der Fachkräftemangel trifft den B2B-Vertrieb an einer besonders empfindlichen Stelle: Wenn erfahrene Vertriebsingenieure in Rente gehen, verlässt nicht nur eine Arbeitskraft das Unternehmen, sondern ein über Jahrzehnte gewachsenes Verständnis dafür, welche Produktkombinationen funktionieren, wo Kunden typischerweise nachfragen und wie sich technisch komplexe Anfragen realistisch kalkulieren lassen. Wer diesem Wissensabfluss nur mit klassischer Nachfolgeplanung begegnet, unterschätzt, wie viel davon nie in einem Dokument stand, sondern ausschließlich im Kopf einzelner Personen existierte. Zusätzlich entsteht bei jüngeren Generationen der Trend, im Schnitt viel kürzer bei einem Arbeitgeber zu bleiben. Wissen muss für Nachfolger schnell verfügbar und nutzbar sein, damit Vertrieb gelingt.
Genau hier setzt die Frage an, die diesen Beitrag trägt: Lässt sich Vertriebswissen so in ein CPQ-System überführen, dass es unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden nutzbar bleibt? Die kurze Antwort: Ja, wenn Produktregeln, Preislogik und Konfigurationswissen konsequent aus den Köpfen erfahrener Vertriebler in ein zentrales, nachvollziehbares Regelwerk übertragen werden, bevor diese das Unternehmen verlassen.
Dieser Beitrag ordnet ein, warum der Fachkräftemangel den Vertrieb besonders hart trifft, welches Wissen konkret verloren geht und wie ein CPQ-System dieses Wissen systematisch konserviert – von der ersten Bestandsaufnahme bis zum Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter.
Der Vertrieb variantenreicher Produkte ist deshalb besonders anfällig, weil technisch komplexe Angebote selten allein auf formalisiertem Wissen beruhen, sondern zu großen Teilen auf Erfahrung: Welche Sonderausführung hat sich in der Praxis bewährt, welche Kombination aus Baugröße und Material ist technisch heikel, welcher Kunde erwartet welche Angebotsform. Dieses Erfahrungswissen entsteht über Jahre im direkten Kundenkontakt und wird selten systematisch dokumentiert, weil es im Tagesgeschäft schlicht nicht nötig erscheint, solange die Person, die es trägt, im Unternehmen bleibt.
Erschwerend kommt hinzu, dass gerade in vielen mittelständischen Industrieunternehmen ein großer Teil der erfahrenen Vertriebsmannschaft in den kommenden Jahren altersbedingt ausscheidet. Neue Mitarbeitende lassen sich für diese Rollen zunehmend schwerer finden, und selbst wenn eine Nachbesetzung gelingt, dauert es Jahre, bis vergleichbare Produkt- und Kundenkenntnis aufgebaut ist. In dieser Übergangsphase verschärft sich das eigentliche Problem: Das Unternehmen verliert nicht schrittweise, sondern abrupt genau das Wissen, das den Unterschied zwischen einem passgenauen und einem technisch riskanten Angebot ausmacht.
Hinzu kommt ein struktureller Effekt, der den Fachkräftemangel im technischen Vertrieb von anderen Branchen unterscheidet: Anders als in standardisierten Vertriebsrollen lässt sich die Einarbeitung nicht allein durch Produktschulungen verkürzen, weil ein erheblicher Teil des Wissens erst im Umgang mit konkreten, oft ungewöhnlichen Kundenanfragen entsteht. Wer diesen Umstand ignoriert und auf eine reine Stellenneubesetzung setzt, riskiert eine Übergangsphase, in der Angebotsqualität und Bearbeitungsgeschwindigkeit spürbar sinken – mit direkten Folgen für Auftragsquote und Kundenzufriedenheit.
Verloren geht in erster Linie implizites Wissen – also Erfahrungswerte, die nie als Regel, Formel oder Checkliste festgehalten wurden, sondern nur als Handlungsroutine im Kopf einer Person existieren. Anders als dokumentierte Prozesse lässt sich dieses Wissen nicht einfach in einem Übergabegespräch weiterreichen, weil selbst die erfahrene Person oft nicht bewusst benennen kann, warum sie in einer bestimmten Situation so und nicht anders entscheidet.
Typischerweise betrifft dieser Wissensverlust folgende Bereiche:
Jeder dieser Punkte für sich erscheint überschaubar. In der Summe entscheiden sie jedoch häufig darüber, ob ein Angebot beim ersten Anlauf trägt oder in mehreren Nachbesserungsschleifen endet – und genau dieses Zusammenspiel geht verloren, wenn die Person, die es intuitiv beherrscht, nicht mehr verfügbar ist.
Besonders kritisch wird es dort, wo dieses Wissen nie schriftlich fixiert wurde, weil es als selbstverständlich galt. Ein erfahrener Vertriebsingenieur muss selten nachschlagen, welche Sonderausführung bei einem bestimmten Kundentyp funktioniert – er weiß es. Genau diese Selbstverständlichkeit macht das Wissen unsichtbar für alle, die es nicht bereits besitzen, und damit besonders schwer zu erfassen, sobald der Ruhestand konkret bevorsteht statt noch in weiter Ferne zu liegen.
Ein CPQ-System löst dieses Problem, indem es Produktregeln, Preislogik und technische Abhängigkeiten zentral hinterlegt, statt sie im Erfahrungsschatz einzelner Personen zu belassen. Was vorher als implizite Entscheidung im Kopf eines erfahrenen Vertrieblers ablief, wird als explizite, dokumentierte Regel im System abgebildet – nachvollziehbar für jede Person, die die Konfiguration später bearbeitet.
Der Unterschied zwischen personengebundenem und systemgebundenem Wissen lässt sich so zusammenfassen:
Ein CPQ-Angebotskonfigurator für den Vertrieb übernimmt dabei genau die Rolle, die vorher die Erfahrung einer einzelnen Person erfüllt hat: Er prüft Konfigurationen auf technische Zulässigkeit, wendet die hinterlegte Preislogik konsistent an und macht damit unabhängig, wer eine Anfrage bearbeitet – ob langjährige Vertriebsingenieurin oder neu eingestellter Mitarbeiter.
Ein CPQ-System beschleunigt das Onboarding, weil neue Mitarbeitende nicht mehr jahrelang Erfahrungswissen ansammeln müssen, um technisch korrekte und wettbewerbsfähige Angebote zu erstellen; das System führt sie stattdessen aktiv durch die Konfiguration und verhindert technisch unzulässige oder unwirtschaftliche Kombinationen von Anfang an. Was vorher nur durch jahrelange Begleitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen vermittelt werden konnte, steht damit vom ersten Arbeitstag an im System zur Verfügung.
Der Fachkräftemangel im Vertrieb lässt sich nicht aufhalten, aber sein größtes Risiko – der abrupte Verlust von Produkt-, Kalkulations- und Kundenwissen beim Ausscheiden erfahrener Vertriebler – lässt sich durch einen rechtzeitig angestoßenen Wissenstransfer deutlich abfedern. Wer Erfahrungswissen strukturiert erhebt und in ein zentrales CPQ-Regelwerk überführt, macht sein Unternehmen unabhängiger von einzelnen Personen und beschleunigt gleichzeitig das Onboarding neuer Mitarbeitender. Ein CPQ-Angebotskonfigurator für den Vertrieb bildet dafür die technische Grundlage – vorausgesetzt, der Wissenstransfer beginnt, solange die erfahrenen Vertriebler noch im Haus sind.
Klassische Nachfolgeplanung überträgt in der Regel Zuständigkeiten und formale Prozesse, erfasst aber selten das implizite Erfahrungswissen, das erfahrene Vertriebler nie bewusst dokumentiert haben. Ohne strukturierte Erhebung dieses Wissens verlässt es beim Ausscheiden der Person das Unternehmen, unabhängig davon, wie gut die formale Übergabe organisiert war.
Priorität haben Regeln, die am häufigsten zur Anwendung kommen oder das größte Fehlerrisiko bergen, etwa häufig genutzte Sonderkonfigurationen oder zentrale Kalkulationslogik. Seltene Ausnahmefälle lassen sich schrittweise ergänzen, sobald die wichtigsten Regeln zuverlässig im System abgebildet sind.
Nein, ein CPQ-System bildet vor allem technische Regeln, Kalkulationslogik und Produktwissen ab. Beratungskompetenz, Verhandlungsgeschick und der Aufbau von Kundenbeziehungen bleiben Erfahrungswerte, die weiterhin Zeit und persönliches Engagement erfordern.
Das hängt von der Komplexität des Produktprogramms und der Anzahl der Sonderregeln ab. Erfahrungsgemäß lässt sich ein Großteil der häufig genutzten Regeln in wenigen Monaten erheben und abbilden, während seltene Ausnahmefälle über einen längeren Zeitraum schrittweise ergänzt werden.
STEFAN JUNGEN
Team Lead Sales
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