Die Digitalisierung im Vertrieb wird befeuert durch steigende Erwartungen an Individualisierung, kürzere Reaktionszeiten und durchgängige digitale Prozesse. Unternehmen mit einem variantenreichen, komplexen Produktportfolio stehen vor der Herausforderung, diese Erwartungen zu erfüllen, ohne dabei ihre internen Ressourcen zu überlasten.
Einzelsysteme stoßen dabei zunehmend an ihre Grenzen. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, braucht integrierte Lösungen – Configure-Price-Quote (CPQ), E-Commerce, CAD-/BIM-Exporte und 3D-Produktkonfiguration müssen zusammengedacht und aufeinander abgestimmt werden. Nur so lassen sich erklärungsbedürftige Produkte effizient, visuell gestützt und fehlerfrei verkaufen.
Technisch anspruchsvolle Produkte erfordern eine intensive Beratung. Der Kunde kann meist nicht selbst beurteilen, welche Variante die richtige ist. Der Vertrieb übernimmt diese Aufgabe – häufig auch bei wiederkehrenden Standardanfragen, die sich eigentlich automatisieren ließen.
Hinzu kommt: Gut ausgebildetes Vertriebs- und Technikpersonal ist knapp. Gleichzeitig steigt die Nachfrage nach globaler, mehrsprachiger Beratung – am besten rund um die Uhr. Das führt dazu, dass Ressourcen blockiert werden, die an anderer Stelle – etwa in der individuellen Beratung oder der Angebotserstellung für komplexe Projekte – dringender benötigt würden.
Die Konfiguration von komplexen Produkten gelingt nur dann effizient, wenn das notwendige Wissen strukturiert und digital verfügbar ist. Der Schlüssel liegt in zentral gepflegten Produktlogiken, die in leistungsfähigen Konfiguratoren abgebildet werden können. So lassen sich selbst Engineering-to-Order-Prozesse (ETO) mit Losgröße 1 automatisieren.
Damit diese Konfiguratoren nicht nur technisch korrekt, sondern auch pflegbar bleiben, ist eine verständliche Benutzeroberfläche essenziell. Idealerweise können Fachabteilungen ohne Programmierkenntnisse direkt in Tabellen oder Regeln arbeiten. So wird das Know-how dort erfasst, wo es entsteht – ohne IT-Umwege.
Damit variantenreiche, technisch anspruchsvolle Produkte in weitere Planungsprozesse des Kunden eingebunden werden können, ist die Bereitstellung von Geometriedaten zwingend erforderlich. Konstrukteure und Planer ersparen sich dadurch einen enormen Aufwand und bevorzugen deshalb Hersteller, die Geometriedaten anbieten.
Der Vorteil für letztere ist, dass ein Produkt, das bereits während der Planung berücksichtigt wurde, mit hoher Wahrscheinlichkeit auch gekauft wird. Auch die Abbildung von Maschinen und Anlagen in Form von digitalen Zwillingen, welche die Lieferung von Geometriedaten voraussetzen, wird zukünftig an Bedeutung gewinnen. Im Architekturbereich macht außerdem die Pflicht zur Digitalisierung die Bereitstellung von BIM (Building Information Modeling)-Daten notwendig.
Ein weiteres Schlüsselelement ist die Produktvisualisierung. Wer komplexe Produkte konfigurieren möchte, muss sie auch sehen können. Die Erwartungshaltung ist längst geprägt durch den B2C-Bereich – visuelle Produktvorschau, interaktive Darstellungen und intuitive Bedienbarkeit gehören auch im B2B zur neuen Normalität.
Ein 3D-Produktkonfigurator hilft, Zusammenhänge besser zu verstehen, Konfigurationsfehler zu vermeiden und Vertrauen in die Produktauswahl zu stärken. Perspektivisch eröffnen sich durch Virtual und Augmented Reality (VR/AR) noch weitreichendere Möglichkeiten. Hierfür werden als Basis zuvor vereinfachte 3D-Modelle generiert.
Ein modernes CPQ-System verbindet technische Produktauswahl mit kaufmännischen Prozessen. Es stellt sicher, dass jedes Angebot nicht nur technisch korrekt, sondern auch preislich konsistent ist. Die Preislogik wird zentral verwaltet, ebenso wie Produktausprägungen, Einschränkungen und Abhängigkeiten.
Damit wird der Angebotsprozess:
Ein weiterer Vorteil: Mittles Schnittstellen lässt sich ein CPQ-System an bestehende Systeme wie ERP, CRM oder PIM anbinden, um bereits vorhandene Daten reibungsfrei und automatisch weiter zu verwenden.
Ein CPQ-System muss nicht nur intern funktionieren – es entfaltet sein volles Potenzial, wenn es auf der Unternehmenswebsite eingebunden ist. So erhalten Kunden weltweit Zugriff auf alle Produktvarianten, ohne auf Vertriebsunterstützung angewiesen zu sein. Mehrsprachigkeit, länderspezifische Preislogiken und individuelle Angebotsfunktionen lassen sich so direkt abbilden.
Besonders in Self-Service-Portalen zeigt sich die Stärke der Integration: Kunden und/oder Händler können konfigurieren, visualisieren, Preise abrufen und – wenn gewünscht – direkt bestellen oder ihre Anfrage an den Vertrieb weiterleiten. Dabei muss jedoch nicht jeder Nutzer dieselben Informationen sehen. Je nach Zielgruppe – ob Endkunde, Händler, interner Vertriebsinnendienst oder externer Partner – lassen sich unterschiedliche Ansichten auf den Konfigurator bereitstellen. So kann etwa eine vereinfachte Version ohne Preisangaben öffentlich zugänglich sein, während interne Anwender auf detaillierte Produkt- und Preisinformationen zugreifen. Der Hersteller behält somit die volle Kontrolle über seine Informationen und stellt sicher, dass jede Nutzergruppe nur das sieht, was für sie relevant ist.
E-Commerce im B2B ist längst kein Widerspruch zu beratungsintensiven Vertriebsprozessen – er ist ihre digitale Erweiterung. Leider sind Shops in vielen Unternehmen noch nicht in das Konfigurations- oder CPQ-System integriert, was zu doppelten Datenpflegeaufwänden und internen Zielkonflikten führt.
Dabei basieren beide Systeme auf denselben Anforderungen:
Wenn diese auf einer gemeinsamen technischen Grundlage zusammengeführt werden, entsteht ein konsistenter Vertriebsprozess – vom Produktinteresse bis zur Bestellung.
In den meisten Unternehmen sind bereits spezialisierte Systeme im Einsatz. Sofern vorhanden, fungiert ein CPQ-System im Vertriebsprozess als das zentrale Bindeglied zwischen CRM- und ERP-Systemen. Die Produktdaten werden aus dem PIM-System geladen; eventuell existiert auch Beziehungswissen im ERP-System, das importiert werden muss.
Der Workflow sieht oftmals so aus: Der Vertriebsprozess beginnt im CRM-System. Für die Angebotserstellung wird das CPQ-System geöffnet, in dem das Angebot konfiguriert und zusammengestellt wird. Anschließend fließen die erstellten Angebotsdaten zurück ins CRM. Für die finale Bestellung erfolgt ein Abgleich dieser Daten mit dem ERP-System. So entsteht ein geschlossener und konsistenter Ablauf über alle beteiligten Systeme hinweg.
MANFRED MAYER
senior sales representative 4PACE
LENA SCHÖNLEBEN
head of online marketing & communications
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