In vielen Unternehmen ist der Angebotsprozess nach wie vor ein ineffizienter, fehleranfälliger Kraftakt. Angebote werden auf Basis individuell gepflegter Tabellenkalkulationen erstellt, technische Rücksprachen mit der Konstruktion sind an der Tagesordnung, und internationale Vertriebsteams agieren häufig ohne einheitliche Strukturen. Die Konsequenz: hohe Prozesskosten, lange Reaktionszeiten und eine uneinheitliche Kundenansprache.
Mit der Einführung von Angebotskonfiguratoren – häufig als Teil von CPQ-Systemen (Configure, Price, Quote) – lassen sich diese Herausforderungen meistern. Der folgende Beitrag zeigt, welche Funktionen ein moderner Angebotskonfigurator bietet, wie er die Rolle des Vertriebs verändert und welche strategischen Potenziale durch intelligente Systemintegration und den Einsatz von KI freigesetzt werden können.
Kurz erklärt: Was ist ein Angebotskonfigurator?
Ein Angebotskonfigurator ist eine Softwarelösung, die es ermöglicht, komplexe Produkte oder Dienstleistungen auf Basis von Produkt- und Anwendungsmerkmalen automatisiert zusammenzustellen. Dabei verarbeitet das System sowohl Kundenanforderungen als auch technische Baubarkeitsregeln, um die Kommunikation zwischen Vertrieb, Technik und ERP-Systemen zu optimieren.
Kurz erklärt: Was ist CPQ?
Eine CPQ-Lösung ist eine integrierte Plattform für die digitale Angebotskonfiguration im Vertrieb. Sie vereint geführte Konfiguration (Guided Selling), technische Validierung (Plausibilisierung), automatisiertes Pricing sowie die Erstellung aller relevanten Angebotsdokumente in einem konsistenten Prozess.
In der Praxis zeigt sich, wie sehr die Effizienz in Unternehmen unter nicht standardisierten Angebotsprozessen leidet. In internationalen Strukturen agieren Vertriebseinheiten nach unterschiedlichen Maßgaben, was zu inkonsistenten Dokumenten, abweichenden Preislogiken und langen Lead-to-Order-Prozessen führt. Selbst vermeintlich einfache Angebote benötigen mehrere Tage bis Wochen zur Fertigstellung – ein Umstand, der in dynamischen Märkten zu handfesten Wettbewerbsnachteilen führt.
Hinzu kommt, dass ohne CPQ-Lösung die technische Machbarkeit eines Produkts oft nicht frühzeitig geprüft wird. Der Vertrieb ist damit auf Expertenwissen aus Entwicklung oder Konstruktion angewiesen.
Ein Angebotskonfigurator entfaltet seine Stärke besonders dann, wenn Produkte variantenreich sind und sich kundenspezifisch konfigurieren lassen. CPQ-Systeme schaffen hier eine durchgängige Prozesskette von der Bedarfsermittlung bis zur finalen Angebotsfreigabe – ohne Medienbrüche und mit hoher Datenqualität.
Im Vertrieb bedeutet das: Weniger Rückfragen, kürzere Entscheidungswege und mehr Zeit für die tatsächliche Kundenbetreuung.
"Während in klassischen Prozessen ein komplexes Angebot oft mehrere Tage Bearbeitungszeit erfordert, können mit einem Angebotskonfigurator erste, prüfbare Angebote in kürzester Zeit erstellt werden. Diese Geschwindigkeit macht im Vertrieb den Unterschied.”
Die Einführung eines Angebotskonfigurators bringt nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen mit sich – insbesondere in international aufgestellten Unternehmen mit dezentralen Vertriebsstrukturen. Ein Projektbeispiel aus der Praxis zeigt, wie eine strategisch durchdachte CPQ-Implementierung hier ansetzt und nachhaltige Effekte erzielt.
Einer unserer weltweit agierenden Kunden sah sich mit einer Vielzahl an lokalen Gegebenheiten konfrontiert: unterschiedliche Stücklisten, abweichende Corporate-Design-Vorgaben und divergierende Preis- und Rabattlogiken innerhalb der Ländergesellschaften führten zu inkonsistenten Angeboten und langen Bearbeitungszeiten. Die sogenannte „Time to Quote“ variierte erheblich – von Markt zu Markt, von Team zu Team.
Im Rahmen der CPQ-Einführung wurde ein Konfigurator entwickelt, der die Anforderungen aller Tochtergesellschaften flexibel abbilden kann, ohne die lokalen Besonderheiten zu außen vor zu lassen. Der Schlüssel lag in einer dynamischen Konfigurations- und Dokumentenlogik, die es erlaubt, Angebote nach einheitlichen Standards zu generieren, gleichzeitig aber auch regionale CI-Vorgaben, Sprachen und Rabattierungsmodelle individuell zu berücksichtigen.
Wichtig war dabei ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Standardisierung und unternehmerischer Eigenständigkeit: Die lokalen Vertriebseinheiten sollten weiterhin unabhängig agieren können – jedoch auf einer gemeinsamen, strukturierten Datenbasis, die Konsistenz, Effizienz und Steuerbarkeit gewährleistet.
Ein zentrales Merkmal leistungsfähiger Angebotskonfiguratoren ist ihre Fähigkeit, die technische Baubarkeit komplexer Produkte laufend zu prüfen – und zwar während der Konfiguration, nicht erst danach. Das gelingt durch eine sogenannte geführte Konfiguration (Guided Configuration), bei der jede Auswahl unmittelbar im Rahmen definierter Regelwerke geprüft wird.
Bei jedem Klick des Users greift im Hintergrund die Variantenlogik des Systems: Sind die gewählten Merkmale technisch kombinierbar? Entspricht die Ausführung den baubaren Varianten? Welche Abhängigkeiten und Ausschlüsse müssen beachtet werden?
Gerade in komplexen Produktumgebungen – etwa bei variantenreichen technischen Anlagen – ist diese Echtzeitprüfung von entscheidender Bedeutung. Sie schützt nicht nur vor Konfigurationsfehlern, sondern erlaubt es auch Vertriebsmitarbeitenden ohne tiefes Technikverständnis, belastbare und fehlerfreie Angebote zu erstellen.
Ein Angebotskonfigurator entfaltet seine volle Wirkung nur im Zusammenspiel mit den relevanten Unternehmenssystemen. Ein offenes Schnittstellenkonzept erlaubt hier eine individuelle und zukunftsfähirge Systemarchitektur. Dazu zählen insbesondere:
Die Einführung eines Angebotskonfigurators verändert nicht nur Prozesse – sie transformiert auch das Selbstverständnis im Vertrieb. Aus einem operativen Angebotsersteller wird ein beratender Partner auf Augenhöhe. Er agiert eigenständiger, da er nicht mehr bei jeder Konfigurationsfrage Rücksprache mit der Technik halten muss, und er erhält mehr Entscheidungskompetenz, ohne die Kontrolle zu verlieren. Das Ergebnis ist ein Vertrieb, der näher am Kunden, schneller im Abschluss und sicherer in der Argumentation agieren kann.
Die Zukunft der Angebotskonfiguration wird maßgeblich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz geprägt sein. Erste Anwendungen sind bereits heute im Einsatz, viele weitere zeichnen sich ab:
Trends im Überblick:
Diese Entwicklungen eröffnen völlig neue Möglichkeiten in der Angebotskommunikation – von personalisierten Unterlagen bis hin zu vollautomatisierten Konfigurationen auf Knopfdruck.
LUCA NAGEL
project manager
BYRON WELLS
solution manager
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